Kar amacı güden veya gütmeyen özel ve kamu sektöründeki firma, kurum ve kuruluşların mal ve hizmet üretimi ve sunumunu olumsuz etkileyebilecek tehditlerin belirlenmesi ve bunlara yönelik tedbirlerin alınması, tehditlerin olaya dönüşerek kesinti yaşanması durumunda ise, en kısa sürede tekrar üretebilir olmak için gerekli aksiyonların planlanması iş sürekliliğinin temelini oluşturmaktadır. İş sürekliliği, yaşanan bu salgın sürecinde bir yönetim yetkinliği olarak etkisini daha fazla hissettirmektedir.
2020 yılına kadar birçok firmanın iş sürekliliği planında uzaktan çalışma, bina ve ofis ortamının kısmen veya tamamen kullanılamaz olması durumunda uygulanacak, bir iş sürekliliği stratejisi seçeneği olarak yer almaktaydı. Kısmen ve az sayıda çalışan ile de test edilmesi yeterli görülmekteydi. Ancak, yaşanan salgın bu stratejinin uzun süreli ve yüksek kapasiteyle uygulanmasını zorunlu kılmaktadır.
Yaşanan salgın, ilk bakışta sadece insanı etkileyen bir tehdit gibi görünse de, iş sürekliliği açısından insanın yanında, bilgi sistemleri, bina ve çalışma ortamı, iş yapış yöntemi/süreçler, tedarikçi, müşteri ve finans olmak üzere bir çok alanda etkileşimli tedbirler almayı gerektirmektedir. Burada belirtilenlerle sınırlı olmamakla birlikte aşağıdaki tedbirlerin alınması, bu sürecin daha etkili yönetilmesinde ve iş sürekliliğinin sağlanmasında önemli faydalar sağlayacaktır.
Personele / Çalışana Yönelik Tedbirler
- Salgının sağlığa olan etkileri ve evden çalışmanın (salgında en fazla tercih edilen /edilmesi gereken seçenel) yarattığı psikolojik etkiler hakkında düzenli ve sistematik bir şekilde bilgi verilmeli ve çalışanlara psikolojik destek sağlanmalı.
- Evden çalışan personele yönelik, internet, elektrik, çalışma donanımı gibi hususlarda finansal destek sağlanmalı.
- Çalışma saatleri hususunda esnek saat modeli uygulanmalı.
- Uzaktan (evden) çalışma sebebiyle oluşabilecek hukuki hususlara yönelik düzenlemeler yapılmalı.
- Uzaktan çalışmanın yaratabileceği şirket aidiyeti, iş disiplini, yabancılaşma, performans, verimlilik gibi hususlara yönelik izleme ve değerlendirme tedbirleri belirlenmeli ve uygulanmalı.
Bina ve çalışma ortamına yönelik yenilikler:
- Mevcut ofis ortamlarındaki çalışan personel sayısı azaltılmalı.
- Ofis ortamındaki çalışma masalarındaki mesafeler uzatılmalı.
- Ofisler ve ortak kullanım alanları düzenli olarak dezenfekte edilmeli.
- Bina girişlerinde düzenli kontroller yapılmalı.
- Güvenli çalışma ortamı sertifikasyonlarında belirtilen kontroller uygulanmalı.
Bilgi sistemleri ve bileşenlerine yönelik tedbirler:
- Uzaktan çalışmada bilgi sistemleri alt yapı kapasitesi ihtiyacı (fiziksel cihaz kapasitesi, lisans sayısı, network bant genişliği vb.) analiz edilerek yeterli ve yedekli bir alt yapı kurulmalı.
- Alt yapı sürekli ve sistematik bir şekilde izlenmeli.
- Kullanıcıların uzaktan çalışması için ihtiyaç duyduğu kullanıcı donanımları (bilgisayar, yazıcı, telefon vb.), bağlantı yöntemleri, internet ihtiyacı belirlenmeli, sağlanmalı ve yeterliliği düzenli takip edilmeli.
- Kullanıcıların uzaktan bağlantı sorunlarında müdahale edecek yeterli sayıda yardım masası personeli bulundurulmalı.
- Uzaktan çalışmayı olumsuz etkileyerek, iş sürekliliğine olumsuz etki edebilecek bilgi güvenliği hususları belirlenmeli ve gerekli tedbirler alınmalı.
Çalışma yöntemine/süreçlere yönelik tedbirler:
- İş süreçleri uzaktan çalışmaya uygun hale getirilmeli. Yetki, onay ve imza işlemleri ve diğer iş adımları uçtan uca dijital ortamda yapılabilecek şekilde yeniden dizayn edilmeli.
- Uzaktan ve ofisten çalışan personel arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak ve işlerdeki aksamayı önlemek için alternatifli iletişim araçları ve yöntemleri belirlenmeli ve uygulanmalı.
- Sistematik ve düzenli online toplantılar planlanarak süreçlerin performansı değerlendirilmeli.
- Ofisten ve evden takımlar halinde dönüşümlü çalışma modeli uygulanmalı. Uzaktan çalışan personellerin olası bağlantı sorunlarına karşı, iş sürekliliğinin sağlanabilmesi için işlerini yapabilecek bir yedeğinin ofisten çalışması sağlanmalı.
Tedarikçilere yönelik tedbirler:
- Tedarikçilerin almış oldukları tedbirler izlenmeli. Gerek görülen hususlarda ek tedbirler almaları istenmeli.
- Olası tedarikçi ve tedarik zinciri sorunlarına karşı tedarikçi yedekleme, hammadde stoklama gibi tedbirleri planlanmalı.
- Özellikle uzaktan çalışma için olmazsa olmaz olan internet sağlayıcılarda yaşanabilecek sorunlara karşı yedekleme çalışmaları yapılmalı.
Müşterilere yönelik tedbirler:
- Değişen iş yapış yöntemleri, mal ve hizmet sunum yöntemleri ile süreçler hakkında müşteriler düzenli bilgilendirilmeli.
- Dijital platformlarda yapılabilecek pazarlama ve satış stratejileri belirlenmeli ve uygulanmalı.
Yukarıda belirtilen hususlar her sektör ve firma için uygulanabilecek ortak tedbirleri içermektedir. Bunun yanında sektör, firma, kurum ve kuruluş ihtiyaçlarına uygun olarak ilave tedbirler belirlenmeli ve uygulanmalıdır.
Yeni normal olarak adlandırılan salgın sonrası dönemde, uzaktan çalışma (evden veya başka herhangi bir lokasyon) belirli ölçeklerde kalıcı bir iş modeli haline geliyor olacak. Firmalar bu yönde kabiliyetlerini geliştirmek için hazırlıklarını yapmaya başladılar. Hazırlık sürecinde, aşağıda belirtilen hususlara dikkat edilmesi yeni dönemde başarıyı etkileyecek kanısındayız:
- Kültüre yönelik çalışmalar: Bu başlık altında, temelde iki konuya odaklanılmalıdır. Birincisi; organizasyonun/iş sisteminin, birim/bölüm/departman ve rollerin yeni yapıya uygun olarak mekan ve zaman esnek halde çalışmaya uygun olarak dizayn edilmesi, görev, yetki ve sorumluluklar ile görev gereklerinin yeniden düzenlemesi gerekmektedir. İkincisi; İnsanın (personelin) zihnen, fikren ve bedenen yeni iş sistemine adapte olacak şekilde yetkinliklerinin geliştirilmesi sağlanmalıdır.
- Süreçlere yönelik çalışmalar: İş gerçekleştirmeye yönelik, temel, destek ve yönetsel süreçlerinin yeni yaklaşıma uygun olacak şekilde dijitalleşme odağında yeniden düzenlenmesi ve geliştirilmesi gerekmektedir.
- Teknolojiye yönelik çalışmalar: Zaman ve mekan bağımsız esnek çalışabilmenin sağlanabilmesi için temel gereklilik olan bilgi sistemleri bileşenlerinin, hem alt yapı hem de kullanıcı ihtiyaçları göz önünde bulundurularak geliştirilmesi gerekmektedir. Bu konuda, iş sürekliliğini büyük oranda sekteye uğratabilecek bilgi güvenliği/siber güvenlik tehditlerine ve tedbirlerine özellikle dikkat edilmelidir.
Tehdit ve risklere karşı hazır, esnek ve çevik bir iş yönetim sistemi kurup işletmeniz dileğiyle…